В субботу, 6 сентября, мы собрались максимально полным составом (16 человек), который могли себе позволить, и оставили на 4 часа работать Восток-SOS почти что в режиме автопилота. Спасибо сотрудникам и волонтерам, которые максимально разгрузили основной состав нашей команды, что бы мы могли подумать о том, какие принципы бережливых процессов уникальной системы LEAN Toyota Production могут быть полезны в нашей работе.
Мы начали Ball Points — игры на совершенствование процесса.
Процесс и результаты
 
Мы играли двумя командами. За 6 итераций, соблюдая небольшой набор замысловатых правил, испытывая ограничения в ресурсах и препятствия в коммуникациях, обе команды все равно улучшили свои результаты в 4-5 раз. Выяснилось, что ресурсные ограничения можно обойти изменением конфигурации участников, а некоторые очень маленькие нововведения могут увеличить продуктивность команды почти в два раза.

 
Саму по себе игру в шарики, можно рассматривать несколько часов: так много выводов можно извлечь из этой быстрой но показательной симуляции. Первое направление выводов: социальные навыки и работа в команде.
Сотрудничество и Конкуренция

В зависимости от личностных качеств участников, возможно даже мелкое вредительство по отношению к “соперникам”. В итоге — страдает моральный дух команд, и конечно же — клиент. К счастью, в этот раз, дух соперничества был невелик, но все равно имел место.
Что мешает нам всем кооперироваться как лично, так и командами? Видимо, это такой социальный “багаж”, который был накоплен веками, и понимая который стоит заранее предусмотреть помощь рабочим командам в поиске общности.
 
Споры и решения
 
Всем известно, что в споре рождается истина. Люди, предлагающие новые идеи, сталкиваются с сопротивлением почти всегда. Ведь устоявшийся способ работы, кажется проверенным и здравым. По словам Тайити Оно, основателя Lean TPS:
 
                     Чтобы переосмыслить то, что называется здравым смыслом, нужны талант и смелость
 
Актуальна также другая поговорка на эту же тему, популярная в кругу западных коллег:
 
                      Common sence is not so common
 

В игре, провоцирующей постоянные эксперименты, предложение и принятие идей является вторым большим вызовом. Команды, которые понимают это, учатся бороться с ним довольно простым, но эффективым способом — изменением паттернов общения:

• “Мне нравится эта идея” — явно поддерживать идеи — подпитывает креативноть и дух новаторства;
• “Покажи, что ты имеешь в виду” - прототипирование — облегчает понимание идеи;
• “Давайте попробуем и проверим” — готовность рискнуть, “fail fast” — снижает страх ошибки ради ценности вывода.

Ценность и мусор в процессе
 
Дальше по плану у нас было рассмотрение основных типов мусора — в игре, на производственной линии, и в наших собственных процессах Восток-SOS.
 

Понятие мусора в организации, безусловно является метафорой, поэтому мы находили “брак” решения” и “транспортировку” информации, “переобработку” бабушки из Житомира и “перепроизводство” контактов, “ожидание” свободных рук. Последнее — актуально почти для всех наших направлений, поэтому мы постоянно ищем волонтеров — присоединяйтесь!
В этих 4-х часах не было заложено время на детальное рассмотрение процесса. Основная цель такого воркшопа — скорее продемонстрировать результативность непрерывных улучшений и дать понимание “что с этим делать завтра”. Поэтому дальше мы переключились на практику Ретроспективы — регулярной встречи по совершенствованию процесса.
 
Ретроспектива — пульс самообучающейся организации
 
Ретроспектива в разработке программных продуктов — это устойчивый термин, обозначающий специальную встречу по наблюдению и улучшению процесса. Появилась эта практика благодаря распространению гибких (Agile) подходов в управлении IT-проектами.
Будучи основанными на ценности людей и их взаимодействия,  Agile-практики всегда сфокусированы на командные работу, полномочия и ответственность за процесс. Важность этой встречи демонстрируется хотя бы тем, что по способам ее проведения написаны три книги, например — Agile Retrospectives: Making Good Teams Great.

Мы рассмотрели основные фазы ретро (открытие, сбор информации, выбор проблем и поиск решений, планирование шагов и празднование ), способы подготовки к ним (Retro-Box, Mood-Board) и их проведения (Timeline, Brainstorm), техники поиска корневых проблем (5Whys, Root Cause Analisys), а так же важность позитивного закрытия встречи и празднования, пусть даже самых маленьких, достижений.
Позитивный настрой, как способ развить доверие в команде и готовность к экспериментам — ключевая составляющая успеха такой встречи. Поэтому, мы встречаемся с негласной установкой о том что “Каждый сделал лучшее из возможного, обладая информацией, знаниями, навыками, мотивацией, энергией, которые были ему доступны”. Только на этой основе мы можем создать настоящую культуру новаторства и самоорганизации, как это получилось у компании Тойота, и получается у множества Agile-организаций по всему миру.
 
Команда “Восток – SOS” благодарит Наталью Тренину за проведение тренинга.
 
Тренинг прошел в рамках реализации проекта  "Построение системы защиты жертв нарушения прав человека в Крыму и на Востоке Украины" при поддержке  Представительства  Европейского  Союза в Украине.